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TEM for Enterprises

GST per le aziende di medie dimensioniLe Aziende di Medie Dimensioni possono ottenere il massimo dalla TEM

 La gestione delle spese di telecomunicazione (TEM) è diventata una pratica molto diffusa fra le aziende appartenenti ai gruppi Fortune 500 e Global 2000 e si sta diffondendo anche fra le aziende di medie dimensioni in quanto mezzo efficace per ridurre i costi di telecomunicazione. Le soluzioni TEM possono coprire l’intera gestione dei servizi di telecomunicazione (dalle offerte agli ordini, attraverso la gestione completa di servizi e disdette), ma il grosso dei risparmi generati proviene dalla verifica, dalla competitività dei prezzi e dalla trasparenza garantite dalle applicazioni TEM. La maggiore chiarezza dell’inventario di telecomunicazione, le modalità di utilizzo e le opportunità di benchmarking e di valutazione dei servizi dell’intera azienda condurranno a un considerevole taglio dei costi.

Le Aziende di Medie Dimensioni non possono accrescere il loro potere d’acquisto sulla base del volume dei servizi di telecomunicazione e devono quindi trovare dei mezzi più accorti per contenere le proprie spese.  Nel settore delle telecomunicazioni il potere d’acquisto basato sul volume è considerato un mito. Grazie a un’informazione adeguata su concorrenza e benchmarking, i prezzi delle varie categorie di servizi di telecomunicazione può essere portato dai nostri esperti a livelli molto competitivi. Se si considera inoltre la maggiore trasparenza e la migliore gestione di utilizzo generata dalla soluzione TEM, risulta chiaro che l’introduzione della TEM nelle aziende di Medie Dimensioni produce risparmi più elevati rispetto a quelli ottenuti dalle aziende di più grandi dimensioni.

Tali risparmi si aggiungono all’utile di un’azienda di Medie Dimensioni, diventando così estremamente visibili agli occhi dei dirigenti dell’impresa, che ne controllano con attenzione l’andamento e spesso sono anche proprietari dell'azienda o di parte di essa. Ciò significa che l’accresciuto valore per l’azionista generato dai risparmi ottenuti grazie alle soluzioni TEM servirà a migliorare il bilancio aziendale.

Nelle aziende di medie dimensioni, il reparto finanza solitamente si occupa anche delle spese di telecomunicazione, mentre nelle grandi imprese queste sono gestite dai reparti finanza e ICT.

Secondo la Aberdeen, nel rapporto intitolato “I Problemi della Gestione Globale delle Spese di Telecomunicazione”, il 74% delle aziende di medie dimensioni afferma che tali spese sono gestite principalmente da un solo reparto. Le aziende dichiarano che nel 38% dei casi si tratta del responsabile dei sistemi informativi e del reparto IT/telecomunicazioni a occuparsi delle spese di comunicazione, mentre nel restante 62% esse sono gestite dal direttore finanziario e dal reparto finanza.

 Nella maggior parte delle aziende di medie dimensioni, quindi, il direttore finanziario e il reparto finanza hanno la prerogativa sulle spese telefoniche e solo in una percentuale minore di aziende, esse sono gestite dal personale addetto all’IT e alle telecomunicazioni.

Il reparto finanza ha quindi la responsabilità delle spese, ma di solito non tiene un inventario aggiornato dei servizi mobili e di telecomunicazione. I nuovi servizi e i MACD (spostamenti, aggiunte, modifiche e disdette) per i dipendenti e per le sedi solitamente non vengono comunicati in tempo reale al reparto finanza.

Si osserva, inoltre, una mancanza di strumenti per il calcolo dei servizi assegnati ai vari dipartimenti oltre la percentuale base di allocazione dei costi e una quasi totale mancanza di chiarezza sulle spese totali dei singoli dipendenti e delle sedi sulla base di tutti i gestori; in aggiunta, le fatture non vengono quasi mai validate per verificarne il rispetto delle norme contrattuali.

Quando è invece il reparto ITC a gestire il problema, le fatture vengono solitamente controllate per identificare eventuali discrepanze, confrontate con gli ordini e i MACD e quindi inviate al reparto finanza per il pagamento. L’inventario viene ricavato dalle fatture inserendolo manualmente in fogli di calcolo,  i quali poi fungono da riferimenti per i MACD e risultano utili per produrre report e identificare eventuali discrepanze nelle fatture.

Per completare la validazione ed estrarre manualmente i dati dalle fatture senza incorrere in more, queste devono essere lavorate nel giro di 15-20 giorni. Le fatture possono essere indirizzate individualmente al personale IT o di telecomunicazione via e-mail, CD e download su web; in questo modo, possono sfuggire all’attenzione del resto del personale aziendale. Nella maggior parte dei casi, infine, le fatture non vengono validate per verificarne il rispetto delle norme contrattuali.

Dipende dall’azienda stessa decidere quale dipartimento sia responsabile della gestione delle spese di comunicazione. Secondo il rapporto della Aberdeen “La Visione del Direttore Finanziario sulla Gestione delle Spese di Telecomunicazione", “i dirigenti e il direttore finanziario hanno spesso opinioni differenti rispetto al Responsabile dei sistemi informatici e ai capi del reparto IT. Ad esempio, il 75% dei direttori finanziari identifica come problema maggiore la mancanza di esperienza per gestire in maniera efficiente le spese di telecomunicazione, mentre solo il 33% dei capi del reparto IT considera l’esperienza un ostacolo. Il 70% dei capi del reparto IT ritiene invece che problema maggiore sia rappresentato dalla mancanza di un inventario accurato."

La comunicazione far i reparti IT e finanza è un elemento chiave per ottenere dei risultati soddisfacenti quando si implementa una soluzione TEM. Una soluzione di successo è quella che garantisce ai reparti finanza la formazione di personale esperto e la trasparenza nelle spese e che provvede a dare ai reparti IT le informazioni sull’inventario necessarie all’automatizzazione o all’esternalizzazione dei processi aziendali.

La Convergence fornisce il software e i servizi ideali per raggiungere questi obiettivi. Tutte le fatture cartacee, elettroniche, su web e su CD, vengono caricate e registrate nella Piattaforma di Gestione delle Telecomunicazioni, per automatizzarne la lavorazione. Il software esamina tutte le fatture, le confronta con i contratti e le tariffe in vigore e identifica automaticamente gli errori. Inoltre, prepara un inventario di tutte le risorse di telecomunicazione dell’azienda – linee, circuiti e dispositivi wireless – e li mette in relazione alle sedi e ai dipendenti che ne fanno uso, quindi identifica gli schemi di utilizzo per l’allocazione interna dei costi.

Sia il direttore finanziario che il responsabile dei sistemi informatici beneficeranno di un'applicazione centralizzata che ridurrà i costi operativi per la gestione delle spese di telecomunicazione e wireless. In questo modo, si creeranno degli utili da poter investire in progetti importanti come il passaggio a tecnologie più innovative, la ridefinizione dei processi di fornitura e altre aree dell’ambiente di telecomunicazione.

Contattateci per avere maggiori informazioni sulle nostre soluzioni di gestione delle spese di telecomunicazione e migliorare così gli utili della vostra azienda.

TEM in a Nutshell

Convergence TEM services in a nutshell
TEM or Telecom Expense Management is now on the agenda of many Finance, IT and Purchasing departments. They want to reduce telecom costs through telecom audit, improved telecom bill management,  better telecom contract management, telecom inventory management, timely telecom reports, tariff and usage optimization. Convergence is a telecom consulting organization offering both Managed Service and Business Process Outsourcing services, focusing on telecom expense and inventory management. Our full communications management lifecycle portfolio of services for telecom cost management includes telecom strategic sourcing services through telecom cost analysis, telecom contract negotiation, telecom RFx Development  and RFx Evaluation, telecom auction and telecom contract procurement services. Telecom optimization services to reduce telecom expenses include telecom invoice audit, tariff optimization, telecom network optimization, inventory optimization and technology upgrade assessments allowing for telecom cost reduction. Managed services reduce telecom cost through technology fueled management, allowing for ongoing telecom bill audit, telecom call accounting, telecom reporting, telecom invoice control and automated telecommunications audit. Business Process Outsourcing services provide you with TEM technology and telecom consultant  expert service for outsourced telecom cost control and telecom spend management logistics services, leading to  telecom expense reduction as well as reduction in operational telecom management costs.

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